Politique de protection des renseignements personnels
1. Mon Engagement
Afin de vous donner accès aux produits et aux services financiers, je recueille certains de vos renseignements
personnels et assure la protection de ceux-ci. Je respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels
et les documents électroniques (LPRPDE), une loi fédérale concernant la protection des renseignements personnels,
et toute loi provinciale qui s’applique. Je base également cette politique sur les recommandations et sur le code
déontologique de la Chambre de la sécurité financière qui est l’organisme d’autoréglementation de notre industrie.
Voyez en annexe B les références au code déontologique, ainsi que les questions fréquemment posées.
2. Responsabilité
Je suis responsable des renseignements personnels que je reçois de mes clients. Je protégerai ces renseignements,
quel que soit le moyen utilisé lors de la transmission.
3. Consentement
Je recueillerai uniquement les renseignements avec votre consentement. Il y aura utilisation de vos renseignements
personnels pour trouver des produits, des concepts et des services financiers qui répondent aux besoins que vous
avez identifiés. En signant le formulaire d’autorisation, vous consentez, en votre nom ainsi qu’au nom de vos
liquidateurs, administrateurs ou cessionnaires, à :
- Fournir des renseignements exacts tout au long de notre relation d’affaires et au fur et à mesure que votre situation évolue.
- Me permettre d’utiliser, de transmettre et de divulguer ces renseignements au besoin à mes fournisseurs,
associés et agents généraux administrateurs, qui pourraient conserver certains renseignements dans leurs
dossiers pour une utilisation et une recommandation ultérieure par moi, mes fournisseurs et tout
cessionnaire. - Me permettre de conserver vos renseignements personnels, y compris les renseignements médicaux qui
apparaissent sur vos propositions, dans mes dossiers papier et électroniques aussi longtemps que vous
souhaitez faire affaires avec moi ou que je doive satisfaire à un besoin commercial ou règlementaire en
conservant les renseignements. - Céder votre dossier, y compris vos renseignements personnels, à un autre agent et/ou AGA, pour continuer
à répondre à vos besoins, advenant l’invalidité, le décès, la retraite ou tout autre événement majeur de mon
côté. Vous avez cependant le droit de choisir votre propre agent à ce moment-là, si jamais vous n’êtes pas
d’accord avec celui qui vous a été attribué.
4. Raisons de la collecte / utilisation / conservation
Je recueille tous les renseignements personnels (y compris les renseignements médicaux et financiers ainsi que
ceux sur la société et les renseignements qui y sont liés) avec votre consentement. Je les utilise et les conserve
uniquement afin de fournir des conseils, d’administrer des produits ou des services que vous achetez par mon
entremise et de vous conseiller de nouveaux produits ou services qui pourraient vous intéresser.
5. Limite de la collecte
Je recueille et conserve uniquement les renseignements qui m’aident à vous conseiller, y compris les
renseignements personnels, financiers et médicaux, et à répondre à mes obligations règlementaires. J’utilise
uniquement des moyens équitables et légaux pour recueillir ces renseignements.
6. Limite de l’utilisation / communication / conservation
J’utiliserai et divulguerai vos renseignements personnels afin de remplir mes fonctions, de vous conseiller et, s’il y
a lieu, de respecter la loi. Les renseignements personnels contenus dans votre dossier client seront communiqués
seulement :
- À mes employés et aux personnes que j’aurai autorisées, comme des professionnels, pour vous aider dans des domaines d’expertise qui dépassent ma compétence.
- Aux compagnies dont j’offre les produits et les services et à leurs employés et mandataires pour leurs
activités visant à vous fournir ou à chercher à vous fournir des produits et des services financiers, ou pour
toute autre activité connexe (et en lien avec toute autre fin que vous avez autorisée). - Aux tiers fournisseurs de services sélectionnés que j’aurai autorisés; s’ils sont situés à l’étranger, vos
renseignements personnels peuvent alors être assujettis aux lois applicables, y compris les lois sur l’accès
à l’information des autorités publiques d’autres pays. - Aux personnes ou aux entités à qui vous y avez donné accès ou qui sont autorisées à y accéder en vertu de la loi.
J’ai l’obligation de conserver la plupart des renseignements que je recueille pour des raisons règlementaires, y
compris l’exigence de démontrer que les recommandations que je fais sont appropriées et répondent à vos besoins
identifiés.
7. Exactitude des renseignements
Afin de faire les recommandations appropriées, je dois recevoir des renseignements exacts. Il m’incombe de
conserver les renseignements à votre sujet aussi exacts et à jour que possible. Si la situation le permet, je tenterai
de mettre à jour vos renseignements personnels afin de déterminer si les recommandations que j’ai faites sont
toujours appropriées selon l’évolution de votre situation. Cependant, je me fie également à vous pour me fournir
des mises à jour régulières pour la même raison. Vous pouvez passer en revue les renseignements personnels que
je conserve à votre sujet sur demande.
8. Efforts déployés afin de protéger vos renseignements personnels
Tous les membres du personnel, les conseillers associés, les agents généraux administrateurs et les fournisseurs
qui ont accès aux dossiers des clients doivent protéger ces renseignements, les garder confidentiels et les utiliser
uniquement aux fins prévues. Les renseignements qui ne sont plus requis aux fins prévues seront détruits. J’ai
également mis en place des mesures de protection physiques et informatiques, ainsi que d’autres processus, pour
protéger les renseignements des clients d’un accès non autorisé. Suivant les principes et recommandations de la
LPRPDE, le personnel est tenu de signer un accord de confidentialité dès le début de l’emploi, et je m’assure de
les sensibiliser régulièrement grâce à des formations et contenus touchant l’importance de la protection des
renseignements personnels et de la cybersécurité.
9. Vos choix en matière de renseignements personnels
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (sous réserve de restrictions contractuelles ou légales en
me fournissant un préavis raisonnable) en communiquant avec moi. Si vous retirez votre consentement, je pourrais
être dans l’impossibilité de vous fournir les produits ou les services demandés, et je pourrais devoir mettre fin à
notre relation d’affaires.
10. Votre droit de porter plainte
Si vous avez des préoccupations concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements
personnels, vous avez le droit de porter plainte auprès de moi ou du Commissariat à la protection de la vie privée :
Chef de la protection des renseignements personnels :
Nom : Philippe L’Hamel
Adresse : 173 rue Denison Est, Granby, QC
Téléphone : 450-521-0804
Courriel : phamel@plhfinance.com
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3
Sans frais : 1-800-282-1376